Discord: een twistappel?

Met afstands-/on-site werken (respectievelijk distanciel en présentiel in het Frans) en andere hybride vormen, heeft Frankrijk zijn reputatie als neologiserend land allerminst verspeeld. Zo is het ongelooflijk inventief geweest in het beschrijven van een onderwijsrealiteit, die helaas geen enkel opleidingscentrum heeft gespaard, te midden van deze sombere pandemische periode.  Deze nieuwe woorden kunnen academici kwellen en de ego's van hooggeplaatste didactici vleien, aangezien zij soms (in het beste geval?) indicatoren zijn van Franse culturele uitzonderingen, maar vaak ook symbolen van linguïstische lockdown.  Zij hebben ons echter gedwongen neer te buigen, onze dromen van menselijke nabijheid op te geven en de keten van nauw contact met onze studenten te verbreken. Na een gemaskerd debuut, als Zorro's van de klas, moesten we ons verkleden als geesten om rond te spoken op de breedband van online deelapplicaties.

Gelukkig hebben wij bij het ITIRI (Straatsburg), na talrijke Corneliaanse aarzelingen die in het volgende artikel nader worden toegelicht, gekozen voor het platform Discord waarvan de naam maar weinig klopt. Het is verre van een rotte appel, het is een zeer verbindend instrument dat onderwijsomstandigheden kan nabootsen, die in feite heel dicht bij face-to-face lessen liggen.

Hier ligt natuurlijk de vraag.  Naast de gedwongen afstand tot onze tempels van kennis, die zowel aan studenten als docenten worden opgelegd, komt het isolement als zodanig, de kilte van het scherm dat we aan- en uitzetten, en de droefheid van een defecte verbinding die leidt tot een diepe leegte, die normaal gesproken zou zijn opgevuld door de troostende woorden van studenten en collega's aan het eind van een les.  De uitdrukking social distancing, zo vaak bekritiseerd om haar ongepastheid, is in dit geval eigenlijk zeer geschikt.  Fysieke afstand leidt de facto tot sociale afstand, tot afscheiding van anderen, als een stroomonderbreker die is afgegaan.  In de studentenwereld is dit zeer duidelijk en uiterst gevaarlijk.

In navolging van de ITIRI Admissions en ITIRI Viva servers, hebben we de ITIRI Remote Working server opgezet, die op zijn eigen manier en tot op zekere hoogte, de kloof overbrugt die door het virus is opgelegd. Eerst en vooral is er slechts één enkele manipulatie nodig om zich te registreren en verbinding te maken met deze op maat gemaakte wereld. De ijverige beheerders, die garant staan voor het welzijn van de leerlingen, hebben er geen bezwaar tegen gemaakt een instrument te configureren en te personaliseren dat doet denken aan de geruststellende sfeer van het gebouw waarmee wij reeds vertrouwd zijn. In een voorbereidende fase is er dus heel wat denkwerk en verbeeldingskracht aan te pas gekomen, wat inderdaad beperkend en tijdrovend was, maar het levert een zeer gebruiksvriendelijke omgeving op en een breed scala aan contactmogelijkheden: openbaar, privé, discreet, persoonlijk, in kleine groepen, internationaal, punctueel, duurzaam, enz.  Zo hebben wij gepersonaliseerde spreekruimtes ontworpen voor onze kantooruren en voor privégesprekken met onze Italiaanse, Griekse, Turkse en Albanese institutionele partners.  We hebben ook ruimtes ontworpen voor onze studenten, zodat ze elkaar op elk moment privé kunnen ontmoeten, aan een project kunnen werken, een gesprek over een les kunnen voeren of gewoon een aperiscord kunnen voeren door hun webcams aan te zetten. We hebben ruimtes gecreëerd voor al onze lessen, met de namen van onze docenten en de titels van de vakken, een ruimte voor het publiceren van wedstrijdfoto's: lelijke kersttrui, en ruimtes voor academische beheerders en technische bijstand. Binnen al deze virtuele plaatsen, die op maat zijn gemaakt op basis van een toegewezen rol, kan iedereen komen en gaan wanneer hij wil, aan- en uitzetten, klagen, lachen en huilen, naar gelang van zijn stemmingen, lessen en behoeften, in groepsverband of face-to-face.  Het is een unieke plek, ad hoc opgezet, om te voldoen aan de specifieke eisen, vooraf geanalyseerd, die overeenkomen met de verwachtingen van de studenten die wij kennen en waarderen.

Het echte verschil tussen Discord en andere platforms is de mogelijkheid om op een 'eiland' te zijn, allemaal samen op dezelfde geïsoleerde plaats, in een hechte gemeenschap, met een gevoel van bescherming en begeleiding voor studenten, samen met een samenhangende omgeving en een bedrijfsgeest voor docenten en tutoren.  Dit alles vindt plaats op één enkel platform, zonder dat er voor elke les of voor elke gelegenheid in het algemeen specifieke uitnodigingen moeten worden verstuurd. Wij zijn best trots op dit verbindende instrument dat wij gezamenlijk hebben ontworpen met een echt gemeenschapsgevoel.

Organisatie van toelatings- en viva-sessies op afstand tijdens de lockdown: het ITIRI-voorbeeld

Door Fabien Freudenreich, Hoofddocent - Instituut van Vertalers, Tolken en Internationale Relaties aan de Universiteit van Straatsburg en Freelance Vertaler.

De opgelegde sluiting van scholen en universiteiten in maart als gevolg van de coronaviruspandemie kwam zowel voor de studenten als voor het onderwijzend en administratief personeel onverwacht.

Aanvankelijk was een zekere reorganisatie nodig om het onderwijs te hervatten en chaotisch stortte iedereen zich ofwel op verschillende beschikbare opties, ofwel op de opties waaraan men al gewend was en die men goed beheerste.  Zo waren er de gratis oplossingen van Framasoft, waarvan de infrastructuur al snel te lijden had onder de toestroom van gebruikers, maar ook de verschillende 'zelfgemaakte' oplossingen van universiteiten, die niet aan alle eisen voldeden, of zelfs de meer professionele oplossingen zoals Teams of Zoom, die wel aan specifieke eisen voldeden, maar het toezicht van het Directoraat Digitale Diensten omzeilden.

Naast het lopende onderwijs moest ook een beslissing worden genomen over de toelatingssessies.  Moesten deze gewoon worden geannuleerd, naar het voorbeeld van andere universiteiten die voorrang gaven aan de beoordeling van de aanvraagformulieren, of moesten ze op afstand worden gehouden, door een oplossing te vinden die aan onze testvereisten voldeed?

Afzien van deze toetsen door studenten te selecteren op basis van hun aanvraagformulieren zou logistiek gezien zeker de gemakkelijkste optie zijn geweest, maar zou het risico op verkeerde selectie verhoogd hebben. Na overleg hebben wij besloten de toelatingstesten, met enkele wijzigingen en een aangepaste oplossing voor het schriftelijke gedeelte, te handhaven.

Vereisten:

Hoewel het heel goed mogelijk is tijdgebonden schriftelijke examens op afstand te organiseren, is de organisatie van mondelinge examens op afstand complexer.

Er was een oplossing nodig om onze gebruikelijke mondelinge examenprocedures te kunnen reproduceren, evenals onze logistiek.

Voor de kandidaten: de aanmeldingstijd respecteren, een onderwerp krijgen om voor te bereiden, voorbereiden en presenteren voor het interviewpanel (verplicht gebruik van audio en video indien mogelijk).

Voor de docenten en de interviewpanels: gelijktijdig meerdere interviewpanels leiden, het voor te bereiden onderwerp voorleggen, tussen de interviews overleggen en de aanvraagformulieren van de kandidaten nakijken.

Hoewel sommige opleidingen gebruikmaken van Skype en Zoom, en de universiteit BigBlueButton voorstelt, een tool met hetzelfde organisatieprincipe voor virtuele vergaderingen, hebben deze oplossingen geen oplossing geboden voor een cruciaal aspect van onze toelatingssessies: het beheer van de gelijktijdigheid van de interviewpanels.  Wij wilden voorkomen dat zowel de talrijke kandidaten als de leden van de sollicitatiecommissies moesten jongleren tussen verschillende opties.  De context was al uitzonderlijk genoeg, dus wilden we garanderen dat de ervaring van de kandidaten zo vlot mogelijk zou verlopen, terwijl we een overzicht zouden behouden over het gelijktijdige verloop van de interviewpanels.

Om deze aspecten gemakkelijker te kunnen aanpakken en de fysieke organisatie van onze toelatingstests getrouw te proberen na te bootsen, hebben wij gekozen voor Discord.

Wat is Discord?

Discord, uitgebracht in 2015, is een gratis tool, aanvankelijk ontworpen voor gamers, om communities met videospellen te creëren.  Vandaag zijn er veel private en publieke communities die geïnteresseerd zijn in een verscheidenheid aan thema's: videospellen, manga, cinema, politiek, koken, welzijn, enz. Discord biedt verschillende voordelen. Niet alleen is het een gratis en gebruiksvriendelijke tool, het is ook bekend bij veel studenten, of ze nu gamers zijn of niet.

Elke gebruiker kan een server aanmaken, chat- of spreekruimtes toevoegen en anderen uitnodigen.  Hoewel Discord oorspronkelijk werd uitgevonden om tegemoet te komen aan de behoeften van gamers, werd de site van de uitgever onlangs herontworpen om zijn publiek uit te breiden, een gevoel van cohesie en gemeenschap te benadrukken tijdens de pandemie, en de trend te volgen van andere collaboratieve tools zoals Slack of Teams, die op grote schaal worden gebruikt door telewerkers.

De werking van Discord:

Net zoals Slack, werkt Discord volgens het principe van communicatie binnen kanalen, of ruimtes, die het mogelijk maken tekstberichten te delen, met bijlagen, en te communiceren met behulp van audio- of video-opties.  Discord kan worden gebruikt als een downloadbare applicatie voor een mobiel apparaat, of het kan direct in een browser worden gebruikt. Een beheerder van een server kan de gebruikers controleren door hen rollen te geven, met specifieke rechten (d.w.z. de machtiging om verbinding te maken met verschillende ruimtes, de video te gebruiken of te communiceren in ruimtes, enz.).

Organisatie van de toelatingsserver:

De server biedt verschillende categorieën aan, voor beheerders, docenten of kandidaten, met ruimtes die informatie bevatten over de werking, de configuratie van een headset, het afnemen van testen en de verschillende uit te voeren handelingen.  Hij bevat ook spreekruimtes, die door de interviewpanels worden gebruikt voor de verschillende aangeboden talen.  We hebben ook een PDF-gids ontworpen voor kandidaten en leden van de interviewpanels. Er worden vijf rollen gebruikt: beheerder, kandidaat, docent, academisch beheerder en ‘iedereen’, de basisrol die op elke server beschikbaar is.  Gebruikers die voor het eerst verbinding maken met de server krijgen automatisch de rol ‘iedereen’, met beperkte rechten, en krijgen vervolgens een passende rol die overeenkomt met hun functie.

Werking van mondelinge testen:

Gewoonlijk verlopen de mondelinge proeven als volgt: de kandidaat komt op het aangekondigde tijdstip aan, voor de aangewezen ruimte van het interviewpanel. Een lid van het panel verwelkomt de kandidaat, die een tekst krijgt om voor te bereiden gedurende twintig minuten in een specifieke ruimte.  Vervolgens wordt de kandidaat door een lid van het panel opgehaald en begint de mondelinge test in de ruimte van het interviewpanel.  Na afloop van de mondelinge test vertrekt de kandidaat en delibereert het panel. Tijdens de mondelinge test heeft de jury toegang tot een papieren versie van het aanvraagformulier van de kandidaat.  Als kandidaten een andere taal voorleggen, gaan zij op het aangekondigde tijdstip naar de respectieve ruimte van het interviewpanel, en geldt dezelfde procedure.

Voor de mondelinge tests op Discord is de volgende logistiek geïmplementeerd: de kandidaat betreedt de Wachtzaal (om de fysieke gang van het ITIRI na te bootsen), op het aangekondigde tijdstip.  Voor elk interviewpanel brengt een lid elke kandidaat naar de interviewstemruimte, de kandidaat wordt dan verwelkomd en ondergaat een identiteitscontrole.  Het interviewpanel legt het voor te bereiden onderwerp voor aan de kandidaat, door een rechtstreeks bericht te sturen met een bijlage met de tekst. De kandidaat wordt vervolgens teruggestuurd naar de Wachtzaal om de tekst voor te bereiden.  Daar kunnen de kandidaten noch met hun stem, noch met hun webcams communiceren, om het risico op bedrog te beperken.  Voor het begin van de test wordt de kandidaat teruggeplaatst in de ruimte van het interviewpanel, en begint de mondelinge test.  Na afloop van het interview kunnen de kandidaten de verbinding met de server verbreken, als ze klaar zijn, of terugkeren naar de Wachtzaal als ze een andere taal voordragen. De leden van het interviewpanel delibereren mondeling. Tijdens het interview heeft het panel via eCandidat toegang tot het aanvraagformulier van de kandidaat.

Net als de verschillende mondelinge tests die bij face-to-face toelatingen op hetzelfde moment in verschillende zalen plaatsvinden, vonden de interviews simultaan plaats in verschillende spreekruimtes, volgens een vooraf opgesteld schema, en werden de kandidaten door de respectieve interviewpanels rondgeleid.

Technische beperkingen:

Hoewel de mondelinge toelatingssessies over het algemeen een succes waren, hadden wij uiteraard te kampen met verschillende technische problemen, zoals storingen in de verbinding, storingen in de microfoon/webcam, compatibiliteitsproblemen met bepaalde browsers of problemen in verband met het beheer van rechten, die zowel de kandidaten als de leden van de interviewpanels betroffen.  Om de risico's tot een minimum te beperken, hebben wij proefsessies gehouden, zowel voor de kandidaten als voor de leden van het interviewpanel.

Wij zijn er steeds in geslaagd een oplossing te vinden. Hoewel de omstandigheden niet altijd ideaal waren, zijn wij erin geslaagd ongeveer 200 kandidaten te interviewen en hebben wij over elk van hen een precies oordeel kunnen vellen, op een bevredigende manier. Dit zou niet het geval zijn geweest bij een selectieprocedure die uitsluitend op de aanvraagformulieren van de kandidaten was gebaseerd.

Reproductie van dit succes:

Na de toelatingssessies organiseerden we de eindberaadslagingen in een specifieke stemruimte en deelden we de resultaten mee aan de kandidaten op dezelfde server, alvorens de officiële resultaten per e-mail te versturen.

Aangezien de mondelinge examens naar tevredenheid waren verlopen, besloten wij ook viva voce-examens via Discord te organiseren.  In dit verband hebben wij een afzonderlijke server gecreëerd, die op vrij vergelijkbare wijze functioneert, met enkele aanpassingen naar gelang van de behoeften, zoals afzonderlijke wachtruimtes voor de drie academische opleidingen, of verschillende spreekruimtes voor elke opleiding.

De examens werden ook naar behoren uitgevoerd en wij zijn erin geslaagd enkele procedures te optimaliseren, door te leren uit de opnamesessies.

Het probleem met persoonlijke data:

Deze vraag moet uiteraard worden gesteld, aangezien wij officiële onderwijsactiviteiten organiseren, waarbij gebruik wordt gemaakt van een niet-aanbevolen tool, die zich onttrekt aan het toezicht van het Directoraat Digitale Diensten (de servers worden gehost door Discord datacentra over de hele wereld).  Hoewel Discord automatisch een bepaalde hoeveelheid gegevens verzamelt, zoals het geval is voor veel tools en veel software, geeft het vertrouwelijkheidsbeleid van de uitgever aan dat verzamelde gegevens niet worden doorverkocht.  Deze verklaring is uiteraard moeilijk te controleren, maar er zijn niettemin opties beschikbaar in de gebruikersinstellingen om de verzonden gegevens te beperken. Om de risico's op onze gecreëerde servers zoveel mogelijk te beperken, hebben wij de gebruikers uitdrukkelijk gevraagd geen bestanden met gevoelige informatie te delen en in plaats daarvan de officiële kanalen te gebruiken.  Zo dienden de sollicitatieformulieren van de kandidaten strikt te worden nagekeken op eCandidat, en niet te worden gedeeld via Discord.

Het beperkende aspect moet nog worden aangepakt.  Hoewel de overgrote meerderheid van de studenten al uit eigen beweging gebruik maakt van Facebook en andere sociale netwerken, is het moeilijk om kandidaten of studenten te dwingen een specifiek eigen platform te gebruiken zonder hen de keuze te geven. Dezelfde vraag kan ook worden gesteld voor Zoom of andere hulpmiddelen die door bepaalde opleidingen worden gebruikt.  Wij moesten echter snel belangrijke beslissingen nemen, bij gebrek aan relevante alternatieven die door de universiteit of het ministerie werden voorgesteld.  Deze keuzes zijn succesvol gebleken gezien de behaalde resultaten, te midden van een moeilijke context, waarop wij geen vat hadden.

Wat nu?

Verschillende andere opleidingen in Frankrijk gebruikten Discord tijdens de lockdown om een gevoel van een onderwijsgemeenschap te creëren en een belangrijke band met de studenten te behouden, die verspreid en geïsoleerd waren over heel Frankrijk of zelfs over de hele wereld.  De opleiding Informatie-Communicatie aan de Universiteit van Lorraine, bijvoorbeeld, gebruikte en gebruikt nog steeds een Discord server die studenten en docenten samenbrengt, zodat ze nuttige informatie kunnen delen, zowel tijdens de lockdown, als voor de terugkeer naar de universiteitscampus.

Het community aspect van deze communicatietool zou interessant zijn om te ontwikkelen voor ITIRI.  Het doel is niet om van Discord het officiële communicatiemiddel van het instituut te maken, maar om studenten van verschillende masters en specialisaties in staat te stellen te communiceren, te delen, samen te werken en zich te ontwikkelen binnen een hechte gemeenschap, ook al is het een virtuele.  Niet alleen is een community management platform in het algemeen nuttig om de banden tussen de studenten en het onderwijzend personeel te versterken, het is ook van cruciaal belang in tijden van crisis, zoals de crisis die wij nu doormaken.  Een dergelijk apparaat doet echter andere vragen rijzen, met name op het gebied van vertrouwelijkheid, veiligheid en moderatie van de inhoud, die een grondige analyse vereisen.